Als bedrijfsleider is het belangrijk controle te hebben over je eigen werkinhoud en de timing ervan. Bovendien is de manier waarop je je medewerkers aanstuurt cruciaal in hoe je als performante, teamgerichte organisatie jouw doelen kan bereiken.
Herken jij dit ook:
Je hebt te kampen met een overvolle mailbox en je ‘inspiratietijd’ wordt verschoven naar de momenten dat je alleen in de wagen zit op weg van punt A naar punt B. Je hebt het gevoel steeds ‘achter de feiten aan te lopen’ en komt er niet toe om proactief je bedrijf te managen.
Hoe komt dat nu? En vooral, wat kan je er aan doen?
Als je kijkt naar het soort informatie dat jou bereikt, is een groot deel daarvan afkomstig van je medewerkers en gaat het dikwijls over onderwerpen die voor jou niet prioritair zijn. Veelal ben je voldoende op de hoogte om betrokken zijn bij wat jouw team communiceert, maar zelden voldoende om effectief en direct een beslissing te kunnen nemen. De grote valkuil hier is om dan te antwoorden met ‘ik bekijk het en kom er op terug’ of ‘ik zal even checken en laat je zo snel mogelijk iets weten’. Want wat gebeurt er nu in deze interactie? We gaan, als leidinggevende, het probleem overnemen van de medewerker. De afzender heeft met succes zijn probleem, zijn aap, in jouw inbox geparkeerd, en jij bent als leidinggevende aan zet om een beslissing te nemen alvorens jouw team verder kan.
De aap van jouw medewerker is dus terug op jouw rug gesprongen, en al te dikwijls worstel je als leidinggevende met het gewicht van alle apen op je schouders, terwijl je medewerkers inactief wachten op jouw beslissing om een volgende stap te zetten.
Hoe zou het zijn als jij je medewerkers kan begeleiden om zelf beslissingen te nemen, zaken onder elkaar uit te klaren en hun doelen te bereiken?
Klinkt dat goed? Oké, en hoe doe je dat dan …?
Door formele en informele momenten te organiseren en tijd vrij te maken waarop medewerkers hun ‘apen’ bespreken terwijl jij als leidinggevende er over waakt dat de besproken kwestie bij de rechtmatige eigenaar blijft.
Handig hierbij zijn deze 5 regels:
- Apen moeten worden gevoed of neergeschoten. Als de kwestie jouw aandacht vereist, maak je tijd vrij om dit met je medewerker te bespreken. Is jouw aandacht niet vereist, dan komt het niet ter sprake.
- Apen mogen alleen op afspraak worden gevoed. Waak erover dat je medewerkers niet doorlopend bij jou komen ‘grazen’, anders heb je geen tijd om je eigen werk te doen. Vandaar het belang om een formeel moment vast te leggen waar je de ruimte creëert om de apen te voeden.
- Apen moeten live of per telefoon worden gevoed. Vermijd E-mail, het moedigt de apen gewoon aan om steeds weer op je bureau te springen!
- Elke voedersessie moet eindigen met een afgesproken actieplan en een geplande volgende voedertijd. Je medewerkers moeten duidelijk weten wat ze moeten bereikt hebben tegen een volgende meeting.
- Houd de apenpopulatie waarmee je team jouw hulp nodig heeft zo laag mogelijk. Stel heldere richtlijnen op voor de mate van initiatief die je van je medewerkers verwacht en geef ze de nodige mogelijkheden en beslissingsbevoegdheid.
Dit kan op vele manieren:
Als leidinggevende hou je voeling met de stand van zaken en kan je feedback geven op de aanpak van je medewerkers.
Je zorgt ervoor dat ze de dag starten met elke aap op de juiste schouder.
Door deze dagelijkse korte meeting te installeren, motiveer je je medewerkers om, goed voorbereid met feiten en data, naar de meeting te komen. Dit laat jullie toe ter plaatste beslissingen te nemen zodat ze zelf met hun doelen aan de slag kunnen.
Bovenstaande aanpak lost misschien niet al je problemen op, maar het helpt je wel je medewerkers te stimuleren in zelfredzaamheid en jouw eigen werktijd te optimaliseren. Het loont in ieder geval de moeite om na te denken over hoe je nu omgaat met het ‘voeden en verzorgen van de apen’ in jouw bedrijf en hoe dit het bereiken van je doelen beïnvloedt.
Bron: “Who’s got the monkey?” door Willian Oncken en Donald Wass, Havard Business Review, 1974.
Wil je meer weten over het aansturen van jouw team? Via een ondernemerstraject brengen we jou naar meer omzet, winst en werkplezier.
